When should you receive your W-2 from your employer?

Employers must furnish W-2 forms to employees by January 31 each year. If you haven't received yours by mid-February, contact your employer first. If it still hasn't arrived by the end of February, call the IRS at 800-829-1040 — they will send a Form 4852 you can use as a substitute W-2 to file your taxes on time.

The W-2 (Wage and Tax Statement) is an IRS tax form that reports an employee's annual wages and the federal, state, Social Security, and Medicare taxes withheld from their paychecks. Employers issue one W-2 per employee and file copies with the Social Security Administration.

Who receives a W-2 form?

Every employee who was paid $600 or more in wages during the tax year, or had any federal income, Social Security, or Medicare tax withheld, must receive a W-2 from their employer. Independent contractors do not receive a W-2 — they receive a 1099-NEC instead.

What is the difference between a W-2 and a W-4?

A W-4 is filled out by the employee at hire to tell the employer how much federal income tax to withhold. A W-2 is issued by the employer at year-end summarizing actual wages paid and taxes withheld. You fill out a W-4 once (and update it when life changes); you receive a W-2 every year you work as an employee.

How do I fill out a W-2 form for an employee?

As an employer, you enter the employee's SSN (Box a), your EIN (Box b), the employer and employee names and addresses, then report wages and taxes in Boxes 1–14. Use Box 12 codes for items like 401(k) deferrals (D) and HSA contributions (W). The guide above walks through each box. File Copy A with the SSA and give Copies B, C, and 2 to the employee by January 31.

Can I fill out the W-2 online for free?

Yes. PDF Edit loads the official 2026 IRS W-2 form in your browser and lets you type directly into every field. No account, no email, no watermark, and the form never leaves your device. Click "Fill W-2 Form Free" above to start.

Is my W-2 data safe on PDF Edit?

Yes — your W-2 is opened and edited entirely inside your browser. There is no upload, no server-side processing, and no storage on our end. We literally cannot see the wages, SSNs, or addresses you enter. Your data never crosses the internet.

Is this the official 2026 W-2 form?

Yes. PDF Edit loads the original W-2 form published by the IRS (irs.gov/pub/irs-pdf/fw2.pdf). We do not recreate the form or alter its layout — you're editing the exact document the IRS accepts.

Can I save and print my completed W-2?

Yes. After filling in the fields, click Save to download the completed PDF. Use Ctrl+P (Cmd+P on Mac) to print directly from the editor. The printed form retains IRS-acceptable formatting.

Can I file the W-2 online with the SSA?

Not directly through PDF Edit — you'll need to use the SSA's Business Services Online (BSO) at ssa.gov/bso to file electronically, or mail Copy A to the SSA. PDF Edit is for filling, reviewing, and saving a clean copy for your records or for distribution to employees.

PDF IRS Chính Thức — Điền Miễn Phí

Điền W-2 Mẫu Trực Tuyến — Miễn Phí, Không Tải Lên

Wage and Tax Statement. Điền an toàn trong trình duyệt của bạn. Dữ liệu bảng lương không bao giờ rời khỏi thiết bị — không tải lên, không cần tài khoản, không watermark.

100% Miễn phí Không cần tài khoản File lưu trên thiết bị Không hình mờ

Điền W-2 Miễn Phí

Nguồn chính thức: irs.gov/pub/irs-pdf/fw2.pdf

Tệp không bao giờ rời thiết bị của bạn Mã hóa AES-256 Không cần kết nối

✏️ Chỉnh sửa PDF ✍️ Ký PDF 📦 Nén 🔗 Ghép PDF 📝 PDF sang Word 🔓 Mở khóa PDF

Cách Điền W-2 Trực Tuyến — 4 Bước

1. Nhấn «Điền W-2 Miễn Phí»

Nút ở trên mở W-2 chính thức trong trình soạn thảo PDF Edit — chạy hoàn toàn trong trình duyệt của bạn. Không tải xuống, không đăng ký, không tải lên.

2. Gõ trực tiếp vào các trường của mẫu

Nhấn vào bất kỳ trường nào để đặt con trỏ và gõ. Tab chuyển sang trường tiếp theo.

3. Ký, đóng dấu hoặc chú thích nếu cần

Dùng thanh công cụ để thêm hình ảnh chữ ký, dấu ngày tháng hoặc ghi chú văn bản tự do. Mọi thứ đều ở trong trình duyệt của bạn.

4. Lưu hoặc in W-2 đã hoàn chỉnh

Nhấn Save để tải xuống PDF đã điền, hoặc Ctrl+P (⌘+P trên Mac) để in. Kết quả không có watermark và khớp chính xác với bố cục W-2 chính thức.

Tiền thuế của bạn thực sự đi đâu?

Phân tích từng đô la bị khấu trừ từ W-2 của bạn năm 2024.

Infographic: where every dollar of federal tax withheld from a W-2 in 2024 is spent — 25¢ health programs, 21¢ Social Security, 13¢ defense, 13¢ interest on national debt, 8¢ economic security, 8¢ veterans, 12¢ everything else. — Nguồn: Center on Budget and Policy Priorities, U.S. Treasury (FY 2024) Giấy phép & điều khoản →

Câu hỏi thường gặp — W-2

Chủ sử dụng lao động phải gửi W-2 khi nào?

Chủ sử dụng lao động phải cung cấp mẫu W-2 cho nhân viên trước ngày 31 tháng 1 hàng năm. Nếu đến giữa tháng 2 chưa nhận được, hãy liên hệ chủ sử dụng lao động trước. Nếu đến cuối tháng 2 vẫn chưa có, hãy gọi IRS theo số 800-829-1040 — họ sẽ gửi Form 4852 để bạn dùng nộp thuế đúng hạn.

Mẫu W-2 là gì?

W-2 (Wage and Tax Statement) là mẫu thuế IRS ghi nhận tiền lương hàng năm và các khoản thuế liên bang, tiểu bang, Social Security và Medicare đã khấu trừ từ lương của nhân viên. Chủ sử dụng lao động phát hành một W-2 cho mỗi nhân viên và nộp bản sao cho Cơ quan An sinh Xã hội.

Ai nhận được mẫu W-2?

Mỗi nhân viên được trả $600 trở lên trong năm thuế, hoặc bị khấu trừ bất kỳ khoản thuế thu nhập liên bang, Social Security hoặc Medicare nào, đều phải nhận W-2 từ chủ sử dụng lao động. Nhà thầu độc lập không nhận W-2 — họ nhận 1099-NEC.

Sự khác biệt giữa W-2 và W-4 là gì?

W-4 do nhân viên điền khi được tuyển để cho chủ sử dụng lao động biết khấu trừ bao nhiêu thuế thu nhập liên bang. W-2 do chủ sử dụng lao động phát hành cuối năm tóm tắt tiền lương thực tế đã trả và thuế đã khấu trừ.

Làm thế nào điền W-2 cho nhân viên?

Với tư cách chủ sử dụng lao động, nhập SSN của nhân viên (Box a), EIN của bạn (Box b), tên và địa chỉ của chủ và nhân viên, rồi khai báo tiền lương và thuế trong Boxes 1–14. Dùng mã Box 12 cho 401(k) deferrals (D) và đóng góp HSA (W). Nộp Copy A cho SSA và giao Copies B, C, 2 cho nhân viên trước ngày 31 tháng 1.

Tôi có thể điền W-2 trực tuyến miễn phí không?

Có — PDF Edit tải mẫu W-2 IRS 2026 chính thức trong trình duyệt của bạn và cho phép bạn gõ trực tiếp vào mọi trường. Không cần tài khoản, không cần email, không watermark. Nhấn «Điền W-2 Miễn Phí» ở trên.

Dữ liệu W-2 của tôi có an toàn trên PDF Edit không?

Có — W-2 của bạn được mở và chỉnh sửa hoàn toàn trong trình duyệt. Không tải lên, không xử lý phía máy chủ, không lưu trữ từ phía chúng tôi. Chúng tôi không thể thấy tiền lương, SSN hay địa chỉ bạn nhập.

Đây có phải mẫu W-2 2026 chính thức không?

Có — PDF Edit tải mẫu W-2 gốc do IRS công bố (irs.gov/pub/irs-pdf/fw2.pdf). Chúng tôi không tạo lại mẫu hoặc thay đổi bố cục của nó.

Tôi có thể lưu và in W-2 đã điền không?

Có — Sau khi điền các trường, nhấn Save để tải xuống PDF đã hoàn chỉnh. Dùng Ctrl+P (Cmd+P trên Mac) để in trực tiếp từ trình soạn thảo.

Tôi có thể nộp W-2 trực tuyến cho SSA không?

Không — không thể trực tiếp qua PDF Edit. Bạn cần dùng Business Services Online (BSO) của SSA tại ssa.gov/bso để nộp điện tử, hoặc gửi Copy A qua bưu điện cho SSA. PDF Edit dùng để điền, xem xét và lưu bản sạch cho hồ sơ hoặc phân phát cho nhân viên.

¿Qué es un formulario W-2?

El formulario W-2 (Comprobante de Salarios y Retenciones) es el documento oficial del IRS que tu empleador te entrega cada año. Detalla cuánto te pagó durante el año, cuánto te retuvo en impuestos federales, estatales, del Seguro Social y de Medicare, y otra información tributaria importante. Lo necesitas para preparar tu declaración de impuestos en el Formulario 1040.

¿Cómo obtengo mi formulario W-2 en español?

Tu empleador debe enviarte el formulario W-2 antes del 31 de enero. El formulario oficial del IRS está en inglés — no existe una versión oficial en español. Si tu empleador no te lo ha enviado para principios de febrero, contáctalo directamente. Si después del 14 de febrero aún no lo has recibido, llama al IRS al 1-800-829-1040; el IRS contactará a tu empleador. PDF Edit te permite abrir y revisar tu W-2 en cualquier dispositivo.

¿Cuándo debe enviarme el W-2 mi empleador?

Tu empleador tiene la obligación legal de enviarte el formulario W-2 antes del 31 de enero del año siguiente al año tributario. Si trabajaste para varios empleadores, recibirás un W-2 de cada uno. Tu empleador puede enviártelo en papel por correo o electrónicamente si tú aceptaste recibirlo digitalmente. No envíes el W-2 al IRS — solo lo adjuntas a tu declaración del Formulario 1040.

Các biểu mẫu chính phủ Hoa Kỳ khác

Form 1040

Tờ khai thuế thu nhập cá nhân Hoa Kỳ

W-2

Bảng lương và khấu trừ thuế

W-4

Chứng nhận khấu trừ thuế của nhân viên

W-9

Yêu cầu mã số thuế của người nộp thuế

1099-NEC

Thù lao cho người không phải nhân viên

1099-MISC

Thông tin đa dạng

Form I-9

Xác minh tư cách làm việc hợp pháp

SS-5

Đơn xin cấp thẻ An sinh Xã hội

DS-11

Đơn xin cấp hộ chiếu Hoa Kỳ

DD-214

Chứng nhận xuất ngũ hoặc thôi phục vụ tại ngũ

Giới thiệu về W-2

Đây là gì

W-2 (Wage and Tax Statement) là mẫu thuế của IRS ghi nhận tiền lương hàng năm và các khoản thuế đã khấu trừ của nhân viên. Chủ sử dụng lao động phát hành một W-2 cho mỗi nhân viên và nộp bản sao cho Cơ quan An sinh Xã hội trước ngày 31 tháng 1.

Ai nhận được

Mỗi nhân viên được trả $600 trở lên, hoặc bị khấu trừ bất kỳ khoản thuế liên bang nào, đều nhận được W-2. Freelancer và nhà thầu độc lập nhận 1099-NEC thay thế.

Khi nào nhận được

Chủ sử dụng lao động phải gửi W-2 trước ngày 31 tháng 1. Nếu đến giữa tháng 2 chưa nhận được, hãy liên hệ bộ phận nhân sự. Nếu đến cuối tháng 2 vẫn chưa có, hãy gọi IRS theo số 800-829-1040.

Nguồn chính thức

File PDF W-2 chính thức được IRS công bố tại irs.gov/pub/irs-pdf/fw2.pdf. PDF Edit tải trực tiếp tài liệu này — chúng tôi không tạo lại, chỉnh sửa hay lưu trữ phiên bản riêng.

Hướng dẫn từng ô trong W-2

Box a Employee's Social Security Number Nhập chính xác số SSN 9 chữ số của nhân viên như trên thẻ Social Security của họ.
Box b Employer Identification Number (EIN) Số EIN 9 chữ số của doanh nghiệp do IRS cấp.
Box c Employer's Name, Address, and ZIP Tên doanh nghiệp hợp pháp và địa chỉ gửi thư đầy đủ, bao gồm ZIP+4 khi có.
Box d Control Number Tùy chọn — được các hệ thống bảng lương sử dụng để nhận dạng từng W-2 trong một lô. Để trống nếu bạn không dùng.
Box e-f Employee's Name and Address Họ tên đầy đủ (tên, chữ cái đệm, họ) và địa chỉ gửi thư hiện tại khớp với hồ sơ của nhân viên.
Box 1 Wages, Tips, Other Compensation Tổng tiền lương chịu thuế thu nhập liên bang — không bao gồm các khoản khấu trừ trước thuế như 401(k) và phí bảo hiểm y tế section 125.
Box 2 Federal Income Tax Withheld Tổng thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ từ tất cả các phiếu lương trong năm.
Box 3 Social Security Wages Tiền lương chịu thuế Social Security — được giới hạn bởi mức lương cơ sở hàng năm ($168,600 cho năm 2024; hãy kiểm tra năm hiện tại).
Box 4 Social Security Tax Withheld Thường là 6,2% của Box 3. Không vượt quá mức đóng góp tối đa trong năm.
Box 5 Medicare Wages and Tips Tiền lương chịu thuế Medicare — không có giới hạn. Thường cao hơn Box 1 vì bao gồm cả khoản đóng góp 401(k).
Box 6 Medicare Tax Withheld 1,45% của Box 5, cộng thêm 0,9% thuế Medicare bổ sung cho tiền lương trên $200,000.
Box 12 Codes (401k, HSA, v.v.) Dùng mã IRS A–HH để khai báo các khoản như 401(k) deferrals (D), đóng góp HSA (W) và bảo hiểm nhân thọ nhóm (C).

Tại Sao Dùng PDF Edit cho W-2?

Thực sự có thể điền

Mỗi mẫu trong thư viện của chúng tôi được tải dưới dạng PDF AcroForm gốc với các trường trực tiếp mà bạn có thể nhấn và gõ. Không phải bản scan phẳng.

100% trong trình duyệt của bạn

W-2 được mở và chỉnh sửa hoàn toàn trên thiết bị của bạn. SSN, tiền lương, địa chỉ — không có gì rời khỏi máy của bạn.

Không watermark, không paywall

PDF đã lưu không có băng-rôn «đã chỉnh sửa bởi pdfedit.com» hay nút «nâng cấp để tải xuống». Miễn phí mãi mãi, được hỗ trợ bởi quảng cáo.

Cũng in được

Lưu PDF để nộp điện tử, hoặc Ctrl+P để in bản sạch, sẵn sàng gửi qua bưu điện. Lề và căn chỉnh khớp với bản gốc.

Luôn là năm hiện tại

Chúng tôi theo dõi bản phát hành IRS chính thức và cập nhật PDF nguồn khi có phiên bản mới. Trang này được xác minh lần cuối vào 2026-04-24.

Hoạt động trên mọi thiết bị

Windows, Mac, Linux, Chromebook, iPad, iPhone, Android — bất kỳ trình duyệt hiện đại nào. Không cài đặt, không quyền quản trị, không plugin.

Về PDF Edit: Được xây dựng bởi một nhóm nhỏ độc lập vốn chán ngán các công cụ PDF yêu cầu tài khoản, tải file lên máy chủ và tính $50 để in một biểu mẫu. Mọi thứ chạy trong trình duyệt — file của bạn ở lại trên thiết bị, không giới hạn kích thước, không đăng ký và không hình mờ. Miễn phí mãi mãi, được hỗ trợ bởi quảng cáo.

Nguồn chính thức & độ mới. Chúng tôi tải W-2 trực tiếp từ Internal Revenue Service (IRS) (PDF chính thức). Phiên bản hiện tại: January 2026. Đã xác minh 2026-04-24.

Last updated: 2026-05-01