Das W-2 Formular online ausfüllen — Kostenlos, kein Upload

Arbeitgeber müssen Arbeitnehmern bis zum 31. Januar jeden Jahres W-2-Formulare zustellen. Wenn Sie bis Mitte Februar keines erhalten haben, kontaktieren Sie zuerst Ihren Arbeitgeber. Falls es bis Ende Februar noch nicht eingetroffen ist, rufen Sie das IRS unter 800-829-1040 an — sie senden Ihnen ein Form 4852, das Sie als Ersatz-W-2 für die rechtzeitige Einreichung verwenden können.

Das W-2 (Wage and Tax Statement) ist ein IRS-Steuerformular, das den Jahreslohn eines Arbeitnehmers sowie die einbehaltenen Bundes-, Landes-, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern ausweist. Arbeitgeber stellen pro Arbeitnehmer ein W-2 aus und reichen Kopien bei der Social Security Administration ein.

Jeder Arbeitnehmer, der im Steuerjahr $600 oder mehr an Löhnen erhalten hat oder dem Bundes-, Sozialversicherungs- oder Medicare-Steuer einbehalten wurde, muss von seinem Arbeitgeber ein W-2 erhalten. Selbstständige erhalten kein W-2 — sie erhalten stattdessen ein 1099-NEC.

Ein W-4 wird vom Arbeitnehmer bei der Einstellung ausgefüllt, um dem Arbeitgeber mitzuteilen, wie viel Bundeseinkommensteuer einzubehalten ist. Ein W-2 wird vom Arbeitgeber am Jahresende ausgestellt und fasst die tatsächlich gezahlten Löhne und einbehaltenen Steuern zusammen. Das W-4 füllen Sie einmal aus (und aktualisieren es bei Lebensveränderungen); das W-2 erhalten Sie jedes Jahr, in dem Sie als Arbeitnehmer tätig sind.

Als Arbeitgeber tragen Sie die SSN des Mitarbeiters (Box a), Ihre EIN (Box b), die Namen und Adressen des Arbeitgebers und Arbeitnehmers ein und melden dann Löhne und Steuern in Box 1–14. Verwenden Sie Box 12-Codes für Posten wie 401(k)-Beiträge (D) und HSA-Beiträge (W). Der Leitfaden oben führt durch jede Box. Reichen Sie Kopie A bei der SSA ein und geben Sie Kopien B, C und 2 bis zum 31. Januar an den Mitarbeiter weiter.

Ja. PDF Edit lädt das offizielle IRS W-2-Formular 2026 in Ihren Browser und ermöglicht das direkte Eintippen in jedes Feld. Kein Konto, keine E-Mail, kein Wasserzeichen, und das Formular verlässt niemals Ihr Gerät. Klicken Sie oben auf „W-2 Formular kostenlos ausfüllen“.

Ja — Ihr W-2 wird vollständig in Ihrem Browser geöffnet und bearbeitet. Es gibt keinen Upload, keine serverseitige Verarbeitung und keine Speicherung auf unserer Seite. Wir können buchstäblich nicht die Löhne, SSNs oder Adressen sehen, die Sie eingeben. Ihre Daten überqueren niemals das Internet.

Ja. PDF Edit lädt das originale W-2-Formular, das vom IRS veröffentlicht wurde (irs.gov/pub/irs-pdf/fw2.pdf). Wir erstellen das Formular nicht neu und ändern sein Layout nicht — Sie bearbeiten das genaue Dokument, das der IRS akzeptiert.

Ja. Nach dem Ausfüllen der Felder klicken Sie auf Speichern, um das ausgefüllte PDF herunterzuladen. Verwenden Sie Ctrl+P (Cmd+P auf Mac), um direkt aus dem Editor zu drucken. Das gedruckte Formular behält das IRS-konforme Format bei.

Nicht direkt über PDF Edit — Sie müssen den Business Services Online (BSO) der SSA unter ssa.gov/bso für die elektronische Einreichung verwenden oder Kopie A per Post an die SSA senden. PDF Edit dient zum Ausfüllen, Prüfen und Speichern einer sauberen Kopie für Ihre Unterlagen oder zur Verteilung an Mitarbeiter.