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Il modulo I-9 (Verifica dell'idoneità al lavoro) è un modulo USCIS richiesto per ogni dipendente assunto per lavorare negli Stati Uniti dopo il 6 novembre 1986. Verifica due cose: l'identità del dipendente e la sua autorizzazione legale al lavoro. I datori di lavoro devono completare un I-9 per ogni nuovo assunto, inclusi i cittadini statunitensi.

Ogni datore di lavoro negli Stati Uniti — con pochissime eccezioni — deve completare un I-9 per ogni persona assunta. Questo vale sia per i cittadini statunitensi che per i non cittadini. I contraenti indipendenti non sono dipendenti e non richiedono un I-9, sebbene classificare erroneamente i dipendenti come contraenti per evitare la conformità I-9 sia essa stessa una violazione.

I documenti della Lista A stabiliscono sia l'identità che l'autorizzazione al lavoro (ad es. passaporto USA, carta di residenza permanente, documento di autorizzazione al lavoro con foto). I dipendenti presentano un documento della Lista A, oppure un documento della Lista B (solo identità — ad es. patente di guida) più un documento della Lista C (solo autorizzazione al lavoro — ad es. tessera della previdenza sociale, certificato di nascita). I datori di lavoro non possono specificare quali documenti il dipendente deve presentare.

I datori di lavoro devono conservare i moduli I-9 per 3 anni dalla data di assunzione OPPURE 1 anno dopo l'ultimo giorno del dipendente, a seconda di quale sia successivo. I moduli devono essere archiviati separatamente dal fascicolo del personale e prodotti entro 3 giorni lavorativi se ispezionati dall'ICE, dal Dipartimento di Giustizia o dal Dipartimento del Lavoro.

Sì. Quando il documento di autorizzazione al lavoro di un dipendente non cittadino scade, il datore di lavoro deve reverificare utilizzando la Sezione 3 dell'I-9 (o un nuovo I-9). La reverifica NON è richiesta per i cittadini statunitensi o i residenti permanenti — il loro status non scade. I passaporti statunitensi e le carte di residenza permanente non devono essere rifiutati basandosi esclusivamente sulla scadenza per scopi di verifica iniziale, ma la reverifica si applica ad altri documenti di autorizzazione al lavoro a termine.

E-Verify è un sistema DHS online che confronta elettronicamente le informazioni dell'I-9 con i database governativi per verificare l'idoneità al lavoro. È separato dall'I-9 ma spesso completato insieme. I contraenti e subcontraenti federali sono tenuti a usare E-Verify. Alcuni stati lo richiedono per i datori di lavoro pubblici o tutti i datori di lavoro. I datori di lavoro privati non soggetti a tali mandati possono usarlo volontariamente.

I datori di lavoro devono esaminare fisicamente i documenti originali — tradizionalmente di persona. Tuttavia, il DHS ha introdotto un'opzione di esame remoto dei documenti nel 2023 per i datori di lavoro iscritti a E-Verify che seguono procedure specifiche di esame remoto. I datori di lavoro non iscritti a E-Verify devono ancora esaminare i documenti di persona, sebbene possano ora utilizzare rappresentanti autorizzati per farlo per loro conto.

Sì. PDF Edit carica il PDF I-9 pubblicato da USCIS. Non ricrea o modifica il modulo. Confermare sempre di avere la versione corrente — USCIS rivede periodicamente l'I-9 e l'utilizzo di una versione obsoleta può comportare violazioni.