Ausfüllen Form I-9 Online – kostenlos, kein Upload
Beschäftigungsberechtigungsnachweis – erforderlich für jeden neuen Arbeitnehmer in den USA. Arbeitnehmer füllen Abschnitt 1 aus; Arbeitgeber prüfen Dokumente und füllen Abschnitt 2 aus. In Ihrem Browser ausfüllen und aufbewahren.
Offizielle Quelle: uscis.gov – Formular I-9
Anleitung: Formular I-9 online kostenlos ausfüllen
1. Arbeitnehmer füllt Abschnitt 1 aus
Der neue Mitarbeiter füllt Abschnitt 1 am oder vor seinem ersten Arbeitstag aus: rechtlicher Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Staatsbürgerschafts-/Einwanderungsstatus. Er unterschreibt und datiert die Bestätigung.
2. Arbeitnehmer legt Dokumente vor
Innerhalb von 3 Werktagen ab dem Startdatum legt der Arbeitnehmer originale, nicht abgelaufene Dokumente aus Liste A (Identität + Arbeitserlaubnis) oder eine Kombination aus Liste B (Identität) und Liste C (Arbeitserlaubnis) vor. Kopien sind nicht akzeptabel.
3. Arbeitgeber füllt Abschnitt 2 aus
Der Arbeitgeber oder autorisierte Vertreter prüft die Originaldokumente physisch und füllt dann Abschnitt 2 mit Dokumententiteln, ausstellenden Behörden, Dokumentennummern und Ablaufdaten aus. Er unterzeichnet die Arbeitgeberbestätigung.
4. Ausgefülltes Formular aufbewahren
Klicken Sie auf «Speichern», um das ausgefüllte I-9 herunterzuladen. Separat von der Personalakte aufbewahren. 3 Jahre ab Einstellungsdatum oder 1 Jahr nach dem letzten Arbeitstag aufbewahren, je nachdem was später ist. Nicht an USCIS einreichen.
Der I-9-Abschlussprozess
Jede neue Einstellung in den USA löst genau diese Abfolge aus. Das Verpassen der 3-Tage-Frist ist ein Compliance-Verstoß.
Häufig gestellte Fragen – Formular I-9
Was ist Formular I-9?
Formular I-9 (Beschäftigungsberechtigungsnachweis) ist ein USCIS-Formular, das für jeden nach dem 6. November 1986 in den USA eingestellten Arbeitnehmer erforderlich ist. Es überprüft zwei Dinge: die Identität des Arbeitnehmers und seine legale Arbeitserlaubnis. Arbeitgeber müssen für jeden neuen Mitarbeiter ein I-9 ausfüllen, einschließlich US-Bürgern.
Wer muss Formular I-9 ausfüllen?
Jeder Arbeitgeber in den USA – mit sehr wenigen Ausnahmen – muss für jede eingestellte Person ein I-9 ausfüllen. Dies gilt für US-Bürger und Nicht-US-Bürger gleichermaßen. Unabhängige Auftragnehmer sind keine Angestellten und benötigen kein I-9, obwohl die falsche Einstufung von Arbeitnehmern als Auftragnehmer zur Vermeidung der I-9-Compliance selbst ein Verstoß ist.
Welche Dokumente sind für Formular I-9 akzeptabel?
Liste-A-Dokumente belegen sowohl Identität als auch Arbeitserlaubnis (z. B. US-Reisepass, Daueraufenthaltstitel, Arbeitserlaubnisdokument mit Foto). Arbeitnehmer legen entweder ein Liste-A-Dokument oder ein Liste-B-Dokument (nur Identität – z. B. Führerschein) plus ein Liste-C-Dokument (nur Arbeitserlaubnis – z. B. Sozialversicherungskarte, Geburtsurkunde) vor. Arbeitgeber dürfen nicht vorgeben, welche Dokumente ein Arbeitnehmer vorlegen muss.
Wie lange muss ich Formular I-9 aufbewahren?
Arbeitgeber müssen I-9-Formulare 3 Jahre ab dem Einstellungsdatum ODER 1 Jahr nach dem letzten Arbeitstag aufbewahren, je nachdem, was später ist. Formulare müssen getrennt von der Personalakte aufbewahrt und bei einer Prüfung durch ICE, das Justizministerium oder das Arbeitsministerium innerhalb von 3 Werktagen vorgelegt werden.
Muss ich das I-9 für Arbeitnehmer mit ablaufender Arbeitserlaubnis erneut verifizieren?
Ja. Wenn das Arbeitserlaubnisdokument eines Nicht-US-Bürgers abläuft, muss der Arbeitgeber Abschnitt 3 des I-9 (oder ein neues I-9) für die erneute Verifizierung verwenden. Eine erneute Verifizierung ist für US-Bürger oder Daueraufenthaltsberechtigte NICHT erforderlich – deren Status läuft nicht ab.
Was ist E-Verify und ist es verpflichtend?
E-Verify ist ein Online-DHS-System, das I-9-Informationen elektronisch mit Regierungsdatenbanken abgleicht, um die Beschäftigungsberechtigung zu überprüfen. Es ist vom I-9 getrennt, wird aber oft parallel dazu ausgefüllt. Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer sind zur Nutzung von E-Verify verpflichtet. Einige Bundesstaaten verlangen dies für öffentliche oder alle Arbeitgeber.
Kann das I-9 aus der Ferne ausgefüllt werden?
Arbeitgeber müssen Originaldokumente physisch prüfen – traditionell persönlich. DHS hat jedoch 2023 eine Option zur Fernprüfung von Dokumenten für bei E-Verify registrierte Arbeitgeber eingeführt. Nicht bei E-Verify registrierte Arbeitgeber müssen Dokumente weiterhin persönlich prüfen.
Ist das das offizielle USCIS-Formular I-9?
Ja. PDF Edit lädt das von USCIS veröffentlichte I-9-PDF. Wir erstellen das Formular nicht neu. Bestätigen Sie stets, dass Sie die aktuelle Version haben – USCIS überarbeitet das I-9 regelmäßig, und die Verwendung einer veralteten Version kann zu Verstößen führen.
Über Formular I-9
Drei Abschnitte
Abschnitt 1 – Arbeitnehmer: Wird vom neuen Mitarbeiter am oder vor dem ersten Arbeitstag ausgefüllt. Abschnitt 2 – Arbeitgeber: Wird vom Arbeitgeber innerhalb von 3 Werktagen nach Prüfung der Originaldokumente ausgefüllt. Abschnitt 3 – Erneute Verifizierung: Wird verwendet, wenn die Arbeitserlaubnis abläuft oder der Arbeitnehmer innerhalb von 3 Jahren wieder eingestellt wird.
Die 3-Tage-Regel
Arbeitgeber haben 3 Werktage ab dem ersten Arbeitstag, um Abschnitt 2 auszufüllen und Dokumente zu prüfen. Wird der Arbeitnehmer für weniger als 3 Tage eingestellt, muss Abschnitt 2 am oder vor dem ersten Tag ausgefüllt werden. Das Ausfüllen von Abschnitt 2 vor dem Einstellungsdatum ist nicht zulässig.
Regeln zur Dokumentenprüfung
Arbeitgeber dürfen keine bestimmten Dokumente von Arbeitnehmern verlangen – sie können nur angeben, welche Liste (A oder B+C) akzeptiert wird. Die Anforderung eines bestimmten Dokuments (z. B. «Ich brauche einen Reisepass») ist ein Verstoß. Abgelaufene Dokumente werden nicht akzeptiert. Arbeitgeber müssen jedes gültige Dokument aus den Listen annehmen.
Wer ist ausgenommen
Unabhängige Auftragnehmer (keine Angestellten) benötigen kein I-9. Vor dem 7. November 1986 eingestellte Arbeitnehmer sind bestandsgeschützt. Arbeitnehmer, die ausschließlich außerhalb der USA tätig sind, sind ebenfalls ausgenommen. Haushaltsangestellte von Privatpersonen können unter bestimmten Umständen ausgenommen sein.
Strafen bei Nichteinhaltung
Zivile Papierverstöße reichen von 272 bis 2.701 $ pro Formular. Die wissentliche Einstellung nicht autorisierter Arbeitnehmer zieht 676 bis 27.018 $ pro Arbeitnehmer nach sich, die bei Wiederholungstätern deutlich ansteigen. Strafrechtliche Sanktionen gelten bei systematischen Verstößen.
Offizielle Quelle
Formular I-9 wird von USCIS (U.S. Citizenship and Immigration Services) veröffentlicht. PDF Edit lädt dieses Dokument direkt von USCIS – wir erstellen es nicht neu und modifizieren es nicht. Das I-9 wird regelmäßig aktualisiert; überprüfen Sie stets, ob Sie die aktuelle Version unter uscis.gov/i-9-central haben.
PDF Edit vs. I-9-Software, Tracker I-9 und Papier
| Funktion | PDF Edit | I-9-Software (Tracker usw.) | Papierformular |
|---|---|---|---|
| Daten auf Server hochgeladen? | Nein – 100 % lokal | Ja | Nein |
| Konto erforderlich? | Niemals | Ja (Abonnement) | Nein |
| Offizielles USCIS-Formular? | Ja | Proprietäre Benutzeroberfläche über denselben Daten | Ja |
| Gut für kleine Arbeitgeber? | Ja – ideal | Überdimensioniert für unter 50 Einstellungen/Jahr | Ja |
| Prüfprotokoll / Erinnerungen? | Manuell | Integriert | Manuell |
| Kostenlos? | Ja, immer | Nein (Abonnement) | Kostenlos |
PDF Edit ist die richtige Wahl für kleine Arbeitgeber mit seltenen Neueinstellungen, die keine automatisierten Erinnerungen zur Compliance benötigen. Für Unternehmen, die monatlich Dutzende von Mitarbeitern einstellen, lohnt sich ein I-9-Verwaltungssystem mit automatisierten Erneuerungs-Benachrichtigungen.
Wer nutzt PDF Edit für Formular I-9?
Kleinunternehmer
Restaurants, Einzelhandelsgeschäfte und Dienstleistungsunternehmen, die jährlich eine Handvoll Mitarbeiter einstellen. Kein Compliance-Software-Abonnement nötig, wenn Einstellungen selten sind.
Saisonale Arbeitgeber
Farmen, Resorts und Einzelhändler mit konzentrierten Einstellungssaisonen. I-9-Formulare schnell für eine Gruppe von Saisonarbeitern ausfüllen, ohne ganzjährige Softwarekosten zu zahlen.
HR-Koordinatoren
HR-Fachleute in mittelgroßen Unternehmen, die die Einstellungsdokumentation verwalten und eine schnelle, reibungslose Möglichkeit benötigen, ein aktuelles I-9 für neue Mitarbeiter zu öffnen und auszufüllen.
Neue Arbeitnehmer
Arbeitnehmer, die Abschnitt 1 vor ihrem ersten Tag überprüfen, verstehen möchten, welche Informationen sie angeben müssen, und wissen möchten, welche Dokumente sie mitbringen müssen.
Anwälte und Rechtsbeistand
Einwanderungsanwälte, die Mandanten beim Verständnis des I-9-Verfahrens helfen, ausgefüllte Formulare auf Richtigkeit prüfen und korrigierte Formulare vorbereiten.
Gemeinnützige Organisationen
Gemeinnützige Organisationen mit begrenztem Budget, die I-9-konform für ihre Arbeitnehmer bleiben müssen, ohne eine I-9-Verwaltungssoftware lizenzieren zu müssen.
Warum Formular I-9 auf PDF Edit ausfüllen?
Mitarbeiterdaten bleiben lokal
Formular I-9 enthält Sozialversicherungsnummern, Reisepassnummern und Einwanderungsdokumentdetails. PDF Edit verarbeitet alles im Browser – keine dieser Daten wird auf externe Server hochgeladen.
Immer kostenlos, kein Abonnement
I-9-Compliance-Software kostet Hunderte bis Tausende von Dollar pro Jahr. Für kleine Arbeitgeber deckt PDF Edit den gesamten Arbeitsablauf kostenlos ab.
Offizielles USCIS-Formular
Sie füllen dasselbe PDF aus, das USCIS veröffentlicht – jedes Feld und jede Bescheinigung genau wie erforderlich. Keine nachgebauten Vorlagen oder proprietären Formate.
Kein Konto erforderlich
Keine Anmeldung, keine E-Mail, kein Passwort. Editor öffnen, Formular ausfüllen, sauberes PDF für Ihre Unterlagen speichern. In Minuten erledigt.
Funktioniert auf jedem Gerät
Windows, Mac, Chromebook, iPad, iPhone, Android – jedes Gerät mit einem modernen Browser. Nützlich für Arbeitgeber, die I-9-Formulare vor Ort oder auf einer Baustelle ausfüllen müssen.
Vollständiger PDF-Editor enthalten
Kommentieren, korrigieren und ein sauberes PDF speichern. Nützlich zur Überprüfung ausgefüllter I-9-Formulare und zum Hinzufügen von Korrekturen mit Datum und Initialen, wie USCIS-Korrekturverfahren es erfordern.
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