Ausfüllen Form I-9 Online – kostenlos, kein Upload
Beschäftigungsberechtigungsnachweis – erforderlich für jeden neuen Arbeitnehmer in den USA. Arbeitnehmer füllen Abschnitt 1 aus; Arbeitgeber prüfen Dokumente und füllen Abschnitt 2 aus. In Ihrem Browser ausfüllen und aufbewahren.
Offizielle Quelle: uscis.gov – Formular I-9
Anleitung: Formular I-9 online kostenlos ausfüllen
1. Arbeitnehmer füllt Abschnitt 1 aus
Der neue Mitarbeiter füllt Abschnitt 1 am oder vor seinem ersten Arbeitstag aus: rechtlicher Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Staatsbürgerschafts-/Einwanderungsstatus. Er unterschreibt und datiert die Bestätigung.
2. Arbeitnehmer legt Dokumente vor
Innerhalb von 3 Werktagen ab dem Startdatum legt der Arbeitnehmer originale, nicht abgelaufene Dokumente aus Liste A (Identität + Arbeitserlaubnis) oder eine Kombination aus Liste B (Identität) und Liste C (Arbeitserlaubnis) vor. Kopien sind nicht akzeptabel.
3. Arbeitgeber füllt Abschnitt 2 aus
Der Arbeitgeber oder autorisierte Vertreter prüft die Originaldokumente physisch und füllt dann Abschnitt 2 mit Dokumententiteln, ausstellenden Behörden, Dokumentennummern und Ablaufdaten aus. Er unterzeichnet die Arbeitgeberbestätigung.
4. Ausgefülltes Formular aufbewahren
Klicken Sie auf «Speichern», um das ausgefüllte I-9 herunterzuladen. Separat von der Personalakte aufbewahren. 3 Jahre ab Einstellungsdatum oder 1 Jahr nach dem letzten Arbeitstag aufbewahren, je nachdem was später ist. Nicht an USCIS einreichen.
Der I-9-Abschlussprozess
Jede neue Einstellung in den USA löst genau diese Abfolge aus. Das Verpassen der 3-Tage-Frist ist ein Compliance-Verstoß.
Häufig gestellte Fragen – Formular I-9
Was ist Formular I-9?
Formular I-9 (Beschäftigungsberechtigungsnachweis) ist ein USCIS-Formular, das für jeden nach dem 6. November 1986 in den USA eingestellten Arbeitnehmer erforderlich ist. Es überprüft zwei Dinge: die Identität des Arbeitnehmers und seine legale Arbeitserlaubnis. Arbeitgeber müssen für jeden neuen Mitarbeiter ein I-9 ausfüllen, einschließlich US-Bürgern.
Wer muss Formular I-9 ausfüllen?
Jeder Arbeitgeber in den USA – mit sehr wenigen Ausnahmen – muss für jede eingestellte Person ein I-9 ausfüllen. Dies gilt für US-Bürger und Nicht-US-Bürger gleichermaßen. Unabhängige Auftragnehmer sind keine Angestellten und benötigen kein I-9, obwohl die falsche Einstufung von Arbeitnehmern als Auftragnehmer zur Vermeidung der I-9-Compliance selbst ein Verstoß ist.
Welche Dokumente sind für Formular I-9 akzeptabel?
Liste-A-Dokumente belegen sowohl Identität als auch Arbeitserlaubnis (z. B. US-Reisepass, Daueraufenthaltstitel, Arbeitserlaubnisdokument mit Foto). Arbeitnehmer legen entweder ein Liste-A-Dokument oder ein Liste-B-Dokument (nur Identität – z. B. Führerschein) plus ein Liste-C-Dokument (nur Arbeitserlaubnis – z. B. Sozialversicherungskarte, Geburtsurkunde) vor. Arbeitgeber dürfen nicht vorgeben, welche Dokumente ein Arbeitnehmer vorlegen muss.
Wie lange muss ich Formular I-9 aufbewahren?
Arbeitgeber müssen I-9-Formulare 3 Jahre ab dem Einstellungsdatum ODER 1 Jahr nach dem letzten Arbeitstag aufbewahren, je nachdem, was später ist. Formulare müssen getrennt von der Personalakte aufbewahrt und bei einer Prüfung durch ICE, das Justizministerium oder das Arbeitsministerium innerhalb von 3 Werktagen vorgelegt werden.
Muss ich das I-9 für Arbeitnehmer mit ablaufender Arbeitserlaubnis erneut verifizieren?
Ja. Wenn das Arbeitserlaubnisdokument eines Nicht-US-Bürgers abläuft, muss der Arbeitgeber Abschnitt 3 des I-9 (oder ein neues I-9) für die erneute Verifizierung verwenden. Eine erneute Verifizierung ist für US-Bürger oder Daueraufenthaltsberechtigte NICHT erforderlich – deren Status läuft nicht ab.
Was ist E-Verify und ist es verpflichtend?
E-Verify ist ein Online-DHS-System, das I-9-Informationen elektronisch mit Regierungsdatenbanken abgleicht, um die Beschäftigungsberechtigung zu überprüfen. Es ist vom I-9 getrennt, wird aber oft parallel dazu ausgefüllt. Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer sind zur Nutzung von E-Verify verpflichtet. Einige Bundesstaaten verlangen dies für öffentliche oder alle Arbeitgeber.
Kann das I-9 aus der Ferne ausgefüllt werden?
Arbeitgeber müssen Originaldokumente physisch prüfen – traditionell persönlich. DHS hat jedoch 2023 eine Option zur Fernprüfung von Dokumenten für bei E-Verify registrierte Arbeitgeber eingeführt. Nicht bei E-Verify registrierte Arbeitgeber müssen Dokumente weiterhin persönlich prüfen.
Ist das das offizielle USCIS-Formular I-9?
Ja. PDF Edit lädt das von USCIS veröffentlichte I-9-PDF. Wir erstellen das Formular nicht neu. Bestätigen Sie stets, dass Sie die aktuelle Version haben – USCIS überarbeitet das I-9 regelmäßig, und die Verwendung einer veralteten Version kann zu Verstößen führen.
¿Qué es el Formulario I-9 y quién debe llenarlo?
El Formulario I-9 verifica la identidad y la autorización de empleo de cada persona contratada en EE. UU. — ciudadanos y no ciudadanos por igual. Es obligatorio para todo nuevo empleado, incluidos trabajadores latinos con tarjeta de residencia, EAD o pasaporte estadounidense.
¿Qué documentos puedo presentar para el I-9 en español?
Puedes presentar UN documento de la Lista A (pasaporte estadounidense, Tarjeta de Residente Permanente o EAD I-766) O UN documento de la Lista B (licencia de conducir o ID estatal) MÁS UN documento de la Lista C (tarjeta del Seguro Social o acta de nacimiento). El empleador no puede exigir un documento específico.
¿Puedo llenar el I-9 en línea gratis con PDF Edit?
Sí. Con PDF Edit abres el Formulario I-9 oficial de USCIS directamente en tu navegador, sin cuenta y sin subir archivos. Tu número de Seguro Social y los datos de tus documentos nunca salen de tu dispositivo.
Was ist das Formular I-9 für deutsche Mitarbeiter in den USA?
Das Formular I-9 ist die Beschäftigungsberechtigungsprüfung der USCIS, die jeder Neueinstellung in den USA vorgelegt werden muss — auch deutschen Entsandten von Siemens, BMW oder SAP mit L-1- oder H-1B-Visum. Es bestätigt Identität und Arbeitserlaubnis.
Welche Dokumente brauche ich als deutscher Visumsinhaber für das I-9?
Deutsche Mitarbeiter mit gültigem Arbeitsvisum legen typischerweise einen ausländischen Reisepass mit I-94-Bestätigung oder I-797-Genehmigung als Listen-A-Dokument vor. Alternativ akzeptiert der Arbeitgeber eine Liste-B- plus Liste-C-Kombination.
Kann ich das I-9 mit PDF Edit auf Deutsch ausfüllen?
Ja. PDF Edit öffnet das offizielle USCIS-Formular I-9 kostenlos im Browser — ohne Konto, ohne Upload. Ideal für deutsche HR-Abteilungen in US-Niederlassungen, die das Formular für neue Mitarbeiter vorbereiten möchten.
Qu'est-ce que le Formulaire I-9 pour les expatriés français aux États-Unis?
Le Formulaire I-9 (Employment Eligibility Verification) est obligatoire pour chaque nouvelle embauche aux États-Unis, y compris les expatriés français à New York, San Francisco ou Boston travaillant sous visa L-1, H-1B ou E-2. Il vérifie l'identité et l'autorisation de travail.
Quels documents un Français peut-il présenter pour le I-9?
Un employé français présente généralement son passeport français accompagné du formulaire I-94 ou de l'approbation I-797 comme document de Liste A. Les détenteurs d'une Green Card présentent simplement la carte de résident permanent. Les frontaliers franco-canadiens fournissent leur EAD I-766.
Puis-je remplir le Formulaire I-9 en ligne gratuitement avec PDF Edit?
Oui. PDF Edit ouvre le Formulaire I-9 officiel de l'USCIS directement dans votre navigateur, sans compte ni téléversement. Votre numéro de Sécurité Sociale et vos numéros de visa restent sur votre appareil — idéal pour les RH des filiales françaises aux États-Unis.
フォームI-9とは何ですか？日本人駐在員も提出が必要ですか？
フォームI-9（就労資格確認書）は、米国で雇用されるすべての従業員が提出する必須書類です。三菱、トヨタ、MUFGなどの日本企業から派遣されたL-1、H-1B、E-2ビザ保有者も例外なく提出が必要で、身元と就労資格を証明します。
日本人駐在員はI-9にどの書類を提示すればよいですか？
日本のパスポートとI-94入国記録またはI-797承認通知の組み合わせがリストAの書類として認められます。グリーンカード保有者は永住権カードのみで十分です。雇用主は特定の書類を指定することはできず、リストA、または リストB＋Cの選択は従業員に委ねられます。
PDF EditでフォームI-9を無料で記入できますか？
はい。PDF EditではUSCIS公式のフォームI-9をブラウザ上で直接開いて記入できます。アカウント登録もファイルアップロードも不要で、社会保障番号やビザ情報は端末から外部に送信されません。米国法人の人事担当者に最適です。
ما هو نموذج I-9 ومن يجب عليه ملؤه؟
نموذج I-9 (التحقق من أهلية التوظيف) إلزامي لكل موظف جديد في الولايات المتحدة، بما في ذلك المهاجرون العرب وأصحاب الأعمال من الشرق الأوسط وشمال أفريقيا والأطباء العرب. يثبت النموذج الهوية والتصريح القانوني للعمل.
ما الوثائق المقبولة لنموذج I-9 للمهاجرين العرب؟
يمكنك تقديم وثيقة واحدة من القائمة A (جواز السفر الأمريكي، بطاقة الإقامة الدائمة، أو وثيقة تصريح العمل EAD) أو وثيقة من القائمة B (رخصة قيادة) مع وثيقة من القائمة C (بطاقة الضمان الاجتماعي). لا يحق لصاحب العمل طلب وثيقة محددة.
هل يمكنني ملء نموذج I-9 مجاناً باستخدام PDF Edit؟
نعم. يفتح PDF Edit نموذج I-9 الرسمي الصادر عن USCIS مباشرة في متصفحك، بدون حساب ولا رفع ملفات. تبقى بياناتك الحساسة مثل رقم الضمان الاجتماعي وأرقام الوثائق على جهازك فقط.
O que é o Formulário I-9 e quem precisa preenchê-lo?
O Formulário I-9 (Verificação de Elegibilidade para Emprego) é obrigatório para todo novo contratado nos EUA, incluindo expatriados brasileiros em Miami, Boston e Nova York, donos de pequenos negócios luso-americanos e participantes do programa J-1 (au pairs, dançarinos). Verifica identidade e autorização de trabalho.
Quais documentos um brasileiro pode apresentar para o I-9?
Brasileiros com Green Card apresentam apenas o cartão de residente permanente (Lista A). Titulares de visto L-1, H-1B ou J-1 mostram passaporte brasileiro com I-94 ou aprovação I-797. Quem tem EAD I-766 pode apresentá-lo isoladamente como documento da Lista A.
Posso preencher o I-9 grátis com PDF Edit?
Sim. O PDF Edit abre o Formulário I-9 oficial do USCIS direto no navegador, sem conta nem upload. Ideal para empresas luso-brasileiras nos EUA — seu número de Social Security e dados de visto permanecem no seu dispositivo.
Что такое форма I-9 и кто должен её заполнять?
Форма I-9 (подтверждение права на трудоустройство) обязательна для каждого нового сотрудника в США — включая русскоязычных иммигрантов, специалистов IT по визе H-1B и эмигрантов после 2022 года. Форма подтверждает личность и законное право работать в США.
Какие документы нужны русскоязычным сотрудникам для I-9?
Обладатели Green Card предъявляют только карту постоянного жителя (Список A). Держатели виз H-1B, L-1 или O-1 показывают паспорт с записью I-94 или одобрением I-797. Беженцы и обладатели EAD I-766 предъявляют только разрешение на работу — оно покрывает и личность, и право на труд.
Можно ли заполнить I-9 бесплатно с помощью PDF Edit?
Да. PDF Edit открывает официальную форму I-9 от USCIS прямо в браузере — без регистрации и загрузки файлов. Номер SSN и данные визы не покидают ваше устройство, что особенно важно для русскоязычных HR-специалистов в США.
什么是 I-9 表格？华人员工也需要填写吗？
I-9 表格（就业资格核实表）是美国所有新雇员必填的强制性表格，包括纽约、旧金山、洛杉矶的华裔小企业员工、来自中国大陆的 F-1 留学生 OPT 持有者，以及台湾裔美国人。该表格用于核实身份和合法工作授权。
华人新员工应该提供哪些 I-9 文件？
绿卡持有者只需出示永久居民卡（A 类文件）。H-1B、L-1 或 OPT 学生需出示中国护照加 I-94 或 I-797 批准通知。雇主不得指定具体文件——员工可自行选择 A 类一份，或 B 类身份证件加 C 类工作授权（如社安卡）的组合。
可以用 PDF Edit 免费在线填写 I-9 表格吗？
可以。PDF Edit 直接在浏览器中打开 USCIS 官方 I-9 表格，无需注册、无需上传。您的社安号码和签证信息不会离开本地设备——非常适合华人小企业主和湾区科技公司的人力资源部门使用。
Über Formular I-9
Drei Abschnitte
Abschnitt 1 – Arbeitnehmer: Wird vom neuen Mitarbeiter am oder vor dem ersten Arbeitstag ausgefüllt. Abschnitt 2 – Arbeitgeber: Wird vom Arbeitgeber innerhalb von 3 Werktagen nach Prüfung der Originaldokumente ausgefüllt. Abschnitt 3 – Erneute Verifizierung: Wird verwendet, wenn die Arbeitserlaubnis abläuft oder der Arbeitnehmer innerhalb von 3 Jahren wieder eingestellt wird.
Die 3-Tage-Regel
Arbeitgeber haben 3 Werktage ab dem ersten Arbeitstag, um Abschnitt 2 auszufüllen und Dokumente zu prüfen. Wird der Arbeitnehmer für weniger als 3 Tage eingestellt, muss Abschnitt 2 am oder vor dem ersten Tag ausgefüllt werden. Das Ausfüllen von Abschnitt 2 vor dem Einstellungsdatum ist nicht zulässig.
Regeln zur Dokumentenprüfung
Arbeitgeber dürfen keine bestimmten Dokumente von Arbeitnehmern verlangen – sie können nur angeben, welche Liste (A oder B+C) akzeptiert wird. Die Anforderung eines bestimmten Dokuments (z. B. «Ich brauche einen Reisepass») ist ein Verstoß. Abgelaufene Dokumente werden nicht akzeptiert. Arbeitgeber müssen jedes gültige Dokument aus den Listen annehmen.
Wer ist ausgenommen
Unabhängige Auftragnehmer (keine Angestellten) benötigen kein I-9. Vor dem 7. November 1986 eingestellte Arbeitnehmer sind bestandsgeschützt. Arbeitnehmer, die ausschließlich außerhalb der USA tätig sind, sind ebenfalls ausgenommen. Haushaltsangestellte von Privatpersonen können unter bestimmten Umständen ausgenommen sein.
Strafen bei Nichteinhaltung
Zivile Papierverstöße reichen von 272 bis 2.701 $ pro Formular. Die wissentliche Einstellung nicht autorisierter Arbeitnehmer zieht 676 bis 27.018 $ pro Arbeitnehmer nach sich, die bei Wiederholungstätern deutlich ansteigen. Strafrechtliche Sanktionen gelten bei systematischen Verstößen.
Offizielle Quelle
Formular I-9 wird von USCIS (U.S. Citizenship and Immigration Services) veröffentlicht. PDF Edit lädt dieses Dokument direkt von USCIS – wir erstellen es nicht neu und modifizieren es nicht. Das I-9 wird regelmäßig aktualisiert; überprüfen Sie stets, ob Sie die aktuelle Version unter uscis.gov/i-9-central haben.
PDF Edit vs. I-9-Software, Tracker I-9 und Papier
| Funktion | PDF Edit | I-9-Software (Tracker usw.) | Papierformular |
|---|---|---|---|
| Daten auf Server hochgeladen? | Nein – 100 % lokal | Ja | Nein |
| Konto erforderlich? | Niemals | Ja (Abonnement) | Nein |
| Offizielles USCIS-Formular? | Ja | Proprietäre Benutzeroberfläche über denselben Daten | Ja |
| Gut für kleine Arbeitgeber? | Ja – ideal | Überdimensioniert für unter 50 Einstellungen/Jahr | Ja |
| Prüfprotokoll / Erinnerungen? | Manuell | Integriert | Manuell |
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PDF Edit ist die richtige Wahl für kleine Arbeitgeber mit seltenen Neueinstellungen, die keine automatisierten Erinnerungen zur Compliance benötigen. Für Unternehmen, die monatlich Dutzende von Mitarbeitern einstellen, lohnt sich ein I-9-Verwaltungssystem mit automatisierten Erneuerungs-Benachrichtigungen.
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Neue Arbeitnehmer
Arbeitnehmer, die Abschnitt 1 vor ihrem ersten Tag überprüfen, verstehen möchten, welche Informationen sie angeben müssen, und wissen möchten, welche Dokumente sie mitbringen müssen.
Anwälte und Rechtsbeistand
Einwanderungsanwälte, die Mandanten beim Verständnis des I-9-Verfahrens helfen, ausgefüllte Formulare auf Richtigkeit prüfen und korrigierte Formulare vorbereiten.
Gemeinnützige Organisationen
Gemeinnützige Organisationen mit begrenztem Budget, die I-9-konform für ihre Arbeitnehmer bleiben müssen, ohne eine I-9-Verwaltungssoftware lizenzieren zu müssen.
Warum Formular I-9 auf PDF Edit ausfüllen?
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Formular I-9 enthält Sozialversicherungsnummern, Reisepassnummern und Einwanderungsdokumentdetails. PDF Edit verarbeitet alles im Browser – keine dieser Daten wird auf externe Server hochgeladen.
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